Otázky a odpovědi k závěrečné zprávě projektu
Nemáte jasno ohledně archivace dokumentace nebo údajů, které mají být v systému ESF2014+? Podívejte se na nejčastější dotazy a odpovědi z webu MŠMT.
Výzva č. 02_16_022 - Šablony pro MŠ a ZŠ I - MRR
Před pár dny jsme obdrželi informaci o schválení závěrečné zprávy o realizaci. Je tedy pravý čas na archivaci projektové dokumentace. Je nutné uchovávat dokumenty, doklady k projektu či depeše na odlišném místě než v systému IS KP14+?
Veškerá dokumentace k projektu musí být v originále k dispozici kontrolním orgánům do 31. 12. 2033. Pokud jste tak již neučinili v souvislosti se zahájením realizace projektu, upravte skartační řád školy tak, aby obsahoval informaci o povinnosti archivace projektových dokumentů do výše uvedeného termínu.
V Pravidlech pro žadatele a příjemce zjednodušených projektů je uvedeno, že dokumenty, které jsou originály v IS KP14+, není příjemce povinen uchovávat v originále na místě odlišném od IS KP14+. Pokud je v tomto informačním systému k dispozici pouze sken dokumentu, musí uchování originálu (či ověřené kopie) zajistit příjemce.
Nicméně vzhledem k případným personálním změnám či ztrátě přístupových údajů do systému IS KP14+ doporučujeme dokumenty, které velmi úzce souvisí s realizací projektu, archivovat v interní elektronické projektové složce mimo IS KP14+. Zvláště pak komunikaci s Řídícím orgánem, která svým způsobem ovlivnila realizaci projektu, či řešila například uznatelnost výstupů. Dále dokumenty související s žádostí o dotaci, ZoR, ZZoR a žádostí o změnu.
V tiskové podobě nezapomeňte archivovat mj. karty účastníků, portfolia pedagogů, pracovní smlouvy/DPČ/DPP a v neposlední řadě evidenci docházky u personálních šablon a finanční vypořádání projektu po schválení ZZoR. Do projektové složky uložte i veškeré výstupy z dotazníkového šetření. Uchovejte samozřejmě i dokumenty k výběrovému řízení, pokud bylo realizováno, a případná vyrozumění od kontrolních orgánů vztahující se k dotaci.
Při administraci závěrečné zprávy o realizaci se nám správně načetly hodnoty 6-tkových indikátorů, které jsme měli navoleny v projektu. Je nutné v souvislosti s ukončením projektu zaznamenat ještě nějaké další údaje do systém IS ESF2014+?
Velice důležitým krokem v IS ESF2014+ (dále je „IS ESF“) je uvedení data dosažení výstupu projektu u podpořených osob. Na základě tohoto údaje se vypočítávají hodnoty indikátorů po ukončení projektu za celý operační program. Dále je také nutné zaznamenat údaje po ukončení účasti v projektu zapojeným osobám na kartě účastníka (v druhé části formuláře) a v případě kladných odpovědí i v IS ESF. Pokud jste tyto údaje editovali v IS ESF až v závěrečné zprávě o realizaci (dále jen „ZZoR“), je nutné stiskem tlačítka „Schválit seznam podpořených osob“ editované údaje potvrdit a následně v IS KP14+ v ZZoR vstoupit na indikátor 6 00 00 a aktualizovat data z IS ESF, aby se informace mezi oběma systémy přenesly.
Zdroj: Operační program Výzkum, vývoj, vzdělávání / MŠMT [online]. Copyright © Operační program Výzkum, vývoj a vzdělávání [cit. 09.12.2019]. Dostupné z: https://opvvv.msmt.cz/aktualita/dotaz-mesice-k-sablonam-listopad-2019.htm
